PROSHAREの導入で時間的なストレスから解放 | 導入事例

PROSHAREの導入で
時間的なストレスから解放

株式会社ユニティー

所在地: 東京都品川区
会社規模: 1～50名
ウェブサイト: https://unity.jpn.com/

導入背景

課題

社員数が増えてスケジュール管理に負担を感じていた
現場写真印刷のために帰社していた
情報共有がうまくなされていなかった

効果

ペーパーレス＆タイムリーにスケジュールの把握ができるようになった
「PROSHARE」に保存した写真やデータを現場近くのコンビニで印刷できるようになり、無駄な移動時間が無くなった
情報を「PROSHARE」に統一、移動中などの隙間時間で、情報の確認ができるようになった

紙でのスケジュール管理に限界を感じた

―今回の導入経緯を教えてください。
弊社の業務は、駅、空港、ホテルや商業施設などの建物にスプリンクラーなどの消防用設備を設置する工事です。
現場が主となるため、法定休暇の消化が難しい職種ではありますが、代休の取得促進、夏期休暇や年末年始休暇の100％取得、有給休暇の取得促進に努め、社員の生活環境のレベルを高められるよう配慮してきました。
しかし、受注の増加や体制の変更、社員の増員や協力会社の管理など、さまざまな側面からの改革が必要になりました。
弊社社長が、ゼネコン社員が現場で使用しているシステムを知り、それをきっかけに業務を効率化させるためのツールを導入することが決まりました。

―導入前の課題はどのようなものがありましたか？
「社員のスケジュールの把握ができない」これが、一番の改善目的でした。
毎週、紙ベースで各社員の10枚近いスケジュールを提出してもらうのですが、リアルタイムでの把握ができないことで正確性に欠けること、スケジュール提出のためだけに現場から会社に戻る時間がロスだと感じました。また、現場管理者は指示後の作業中の時間に、報告書類等を作成したいと感じることがあり、この点も改善できたらという思いがありました。

導入の決め手は、シンプルなのに希望する機能はカバーしていたこと

―「PROSHARE」導入の決め手は何ですか？
弊社は、ゼネコンのように公共工事に電子納品をする業務はほとんどなく、一般工事が主で、現場の常駐はほとんどなく、現場事務所にPCがあるという環境にないため、複数の現場を回りながらの行動をする中で、気軽に打合せや情報の共有ができるものを探していました。
PROSHAREはチャット、スケジュール、案件管理に特化したシンプルな機能で、弊社が希望する機能はカバーしていましたし、忙しい中で社員が難しく考えなくても扱える点が決め手となりました。

―導入から定着させるまでの動きで大変だったことはありますか？
定着するまでは何日も既読がつかないと、メールやLINEで促すなど、本末転倒なことも多くありました。
現場が主で事務作業があまりない社員とは、何日も顔を合わせないのですが、定着後は、労務管理の連絡や安全衛生に関する教育資料等にも目を通してもらえるようになりました。

スケジュール等あらゆる情報の確認が正確かつスピーディーに

―導入後どのような効果がでましたか？
PROSHAREを導入してから一番楽になったのが、スケジュール管理でした。
さきほど導入前の課題の例でもお話ししましたが、スケジュール管理の問題点が最も大きかったのですが、スマホやタブレットからPROSHAREに予定を登録してもらえば済むため、スケジュールをはじめ、各社員の休日等、情報の確認が正確かつスピーディーに把握できるようになりました。

―他にも効果を感じたことはありますか？
チャット機能では、社員及び協力業者間で取り交わした会話が、当事者同士で記録として残りますし、プライベート用のSNSを使用しないので、業務内容の漏洩防止にも役立っています。
また、案件ごとに写真や図面をPROSHARE内に保管できるので、外出先からも確認でき、時間の削減につながりました。

移動時間のロスがなくなった

―現場では無駄な時間が多かったと聞きました。
はい、現場では10時と15時に30分の休憩時間があるのですが、以前は、PCやタブレットが現場になく、「図面のチェックやスケジュールの確認をこの時間にできるのに」と感じていました。
PROSHAREで情報共有されるようになってからは、現場の休憩時間も他のメンバーの動きを確認するなどして有意義に過ごせますし、移動中の時間も有効利用できるようになりました。

―写真の印刷などのためだけに帰社していたと伺いました。
はい、以前は印刷だけのために、結構な移動時間をかけて現場から会社へ戻ることもたびたびありました。
現場管理者は報告書作成や工事写真のまとめなど書類の作成が多いのですが、PROSHAREの導入前にかかっていた時間のロスが、1日に最高4時間くらい短縮できたのではないかと感じる日もあります。
今では、写真や書類の印刷はコンビニでも済ませられるようになり、数時間の移動時間が30分程度に軽減されました。
このような感じで少しずつ無駄な業務や移動を減らせば、定時帰宅が可能になると実感しています！