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建設業のバックオフィス化とは？メリットや導入手順をわかりやすく解説

建設業界のバックオフィス化は、事務作業時間の大幅削減や人為的ミスの防止など、具体的な成果を上げています。しかし、導入方法や費用対効果に疑問を持つ企業も多いのが現状です。

この記事では、建設業のバックオフィス化の必要性から、メリット・デメリット、システムの選び方、具体的な導入手順までわかりやすく解説します。

バックオフィス化を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

建設業界では、長年の慣習や紙ベースの業務が依然として多く残っています。
しかし、人手不足や働き方改革を受け、業務効率化は避けられない課題となっています。

建設業でも、以下の理由からバックオフィス化が必要不可欠です。

• 慢性的な人手不足
• 2024年問題への対策
• データ活用による業務効率化
• 若手人材の確保

バックオフィス化は、経理や人事、総務などの間接業務をデジタル化・自動化し、業務の効率化とコスト削減を図る取り組みで、建設業界が直面するさまざまな課題に対応するために必要な施策の一つです。

建設業の2024年問題

2024年4月1日、厚生労働省が主導する働き方改革関連法が建設業界にも全面適用されました。
これは2019年4月に施行された「働き方改革関連法」の猶予期間が終了したことを意味します。法改正により、建設業界は労働環境の大幅な見直しを迫られています。

具体的には、以下の二つの主な改正が建設業界に影響を与えています。

製造業での活用

2024年4月1日から「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律（働き方改革関連法）」が、建設業にも適用されました。
この法律は労働基準法を含む複数の労働関係法令を改正する法律です。

具体的な規制内容は、以下のとおりです。

時間外労働の上限規制は、建設業に対して5年間の猶予期間が設けられていました。2024年4月1日をもってその猶予期間が終了し、全面的に適用されることとなりました。

同一労働同一賃金

同一労働同一賃金の原則は、2024年4月1日から中小企業の建設業にも全面的に適用されました。この原則は、2020年4月に大企業で先行して施行され、中小企業には4年間の猶予期間が設けられていました。

具体的な内容は、以下のとおりです。

• 正規雇用労働者と非正規雇用労働者（パート、契約社員など）の間の不合理な待遇差の禁止
• 待遇差がある場合は、その理由を説明する義務

この原則は、「短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律（パートタイム・有期雇用労働法）」に基づいています。
厚生労働省は「同一労働同一賃金ガイドライン」を策定し、具体的な待遇差の解消方法を示しました。

2024年4月の法改正施工により、多くの建設会社がバックオフィス化を進めています。
この過程で、いくつかのメリットとデメリットが浮かび上がってきました。

バックオフィス化による3つのメリット

建設業界でのバックオフィス化には、以下の3つのようなメリットが挙げられます。

業務効率化やコスト削減、労働環境改善などのメリットにより、建設会社は業務プロセスの改善と従業員満足度の向上を目指しています。
特に、労働時間管理の自動化は、2024年問題への具体的な対策の一つとして考えられています。

バックオフィス化による3つのデメリット

一方で、バックオフィス化にはいくつかの課題も存在します。

主なデメリットは以下の3つです。

初期投資と運用コストやシステム依存のリスク、従業員のITリテラシーなどの課題は、特に中小規模の建設会社にとって問題となる可能性があります。
システム導入の費用対効果や従業員教育の方法など、慎重な検討が求められるでしょう。

建設業のバックオフィス化を成功させるためには、適切なシステムを選ぶ必要があります。

たくさんのシステムがある中で、自社に最適なシステムを見つけるための主なポイントは、以下のとおりです。

それぞれの具体的なポイントを確認していきましょう。

企業ニーズと必要機能

まず、自社の日々の業務を細かく分析しましょう。

具体的には、以下のようなものが挙げられます。

• 日報作成に1日2時間以上かかっている
• 月末の請求書作成で毎回残業が発生する
• 現場と事務所の情報共有にタイムラグがある

具体的な課題を洗い出し、優先度をつけていきましょう。優先度順に課題を解決できる機能を持つシステムを探します。

建設業向けのバックオフィスシステムには、以下のような機能があります。

優先順位を付けた機能リストを作成し、自社の課題を解決できるシステムを選ぶことが大切です。
例えば、労務管理に課題を感じている企業は、勤怠管理機能を最重視するなど、明確な選定基準を持って選んでください。

使いやすさと拡張性

システムを導入する前には実際に操作して、以下のような操作性や拡張性を確認しましょう。

操作性と将来性を十分に検討しておけば、導入後のスムーズな運用と長期的な活用が可能になります。
特に、現場での利用を考慮し、スマホ対応や直感的な操作性は、システム選びのポイントとなるでしょう。

コスト比較

バックオフィスシステムには、たくさんのものがあります。
導入する前に、それぞれのシステムのコストを比較しておく必要があります。

具体的には、以下のようなコストを比較しましょう。

• 初期導入費用
• 月額利用料
• カスタマイズ費用
• 保守・サポート費用

コスト比較の時には、コストダウンの点も比較しましょう。
「月20時間の残業削減」「紙代と印刷代が年間50万円削減」など、具体的な効果を試算してください。初期費用と運用コストを詳細に比較し、導入後の業務効率化による経費削減効果も考慮に入れることで、長期的な視点での投資判断が可能です。
ただし、最安値のシステムが最適とは限らず、費用対効果を慎重に検討する必要があります。

セキュリティ対策の確認

バックオフィスシステムを導入する際には、セキュリティ対策に関しても確認しておきましょう。

具体的には、以下のような点を確認してください。

セキュリティ対策は、企業の信頼性と直結する要素です。
十分なセキュリティ機能を持つシステムを選択すれば、顧客データや機密情報の保護が可能となり、安心してバックオフィス業務をデジタル化できます。
トラブル発生時の対応体制も含めて、総合的にセキュリティ面を確認しましょう。

企業ニーズ、使いやすさ、コスト、セキュリティの4つの観点から、複数のシステムを比較検討すれば、自社の業務改善に直結するシステムを選択できるでしょう。

バックオフィスシステムの選定が完了したら、次は実際に導入していきましょう。

細かな導入手順はシステムによっても違いますが、主な流れは以下のとおりです。

それぞれのポイントを確認していきましょう。

導入スケジュールを作成

システム決定後は、具体的な導入スケジュールを立てます。
事前にスケジュールを立てておけば、スムーズに業務を移行させられるため、業務への支障を防げるでしょう。

システムによっても、以下にかかる期間は異なるため、事前に担当者などにそれぞれの期間を確認しておいてください。

• システム環境構築
• マスターデータ設定
• 従業員向け研修

トライアル期間などがある場合は、その期間にテスト運用をスケジューリングしておくと良いでしょう。

テスト運用

導入を決めたからといって、最初から本格的に運用できるわけではありません。
最初は、限定された部署や担当者でテスト運用を行いましょう。

具体的には、以下のようなテスト運用をおすすめします。

• 一部の部署や現場でのパイロット運用
• 実際のデータを使用した操作テスト
• 想定される例外的なケースのシミュレーション

テスト期間中に発見された問題点や改善点は、本稼働前に対応してもらいましょう。

本格導入

テスト運用まで進んだら、いよいよ本格導入を進めていきます。

本格導入の際には、以下のような点に注意して進めてください。

導入して終わりではなく、継続的な改善が必要です。
従業員の声に耳を傾け、システムの活用度を高めていくことで、業務効率化を実現できるでしょう。

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建設業界は2024年4月から適用された働き方改革関連法により、労働環境の抜本的な見直しを迫られています。

バックオフィス化には、業務効率の向上やコスト削減、労働環境の改善といったメリットがあります。
一方で、初期投資や従業員のITリテラシー向上など、克服すべき課題もあります。
しかし、適切なシステム選択と段階的な導入により、これらの課題は十分に対処可能となるでしょう。

システム選びの際は、自社のニーズに合った機能や使いやすさ、コスト、セキュリティなどを総合的に確認したうえで、判断してください。

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